Salarisadministratie

Elk bedrijf met één of meer werknemers moet een salarisadministratie hebben. Een goede salarisadministratie voeren is behoorlijk complex en vraagt van de ondernemer of zijn salarisadministrateur de nodige vakkennis. U dient daarom een weloverwogen keuze te maken. U kunt de salarisadministratie zelf doen of (gedeeltelijk) uitbesteden, maar u kunt ook kiezen voor payrolling.

Voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie zijn:

• U bespaart tijd, waardoor u meer tijd overhoudt voor uw kerncompetenties en -taken;
• U hoeft zich niet constant te verdiepen in de wet- en (fiscale) regelgeving of op de hoogte te zijn van de laatste wijzigingen;
• U laat de salarisverwerking over aan professionals met actuele kennis en ruime ervaring;
• U hoeft zelf geen software aan te schaffen en deze te onderhouden;
• Het hoeft niet al te duur zijn.

 
Voordelen van het zelf doen, zijn:

• - U bespaart geld;
• - U houdt zelf het overzicht;
• - Er is een ruime keuze van softwareprogramma's voor het verzorgen van de eigen salarisadministratie.

Bij payrolling neemt een payroll-aanbieder uw personeelsbestand over en het personeel in dienst. Hiermee worden alle administratieve verplichtingen en financiële risico's die gepaard gaan met het werkgeverschap van u overgenomen. De pay-roll-aanbieder wordt de juridische werkgever.
Uitbesteden is geschikt voor MKB-bedrijven die onvoldoende kennis van salarisadministratie hebben of waar de salarisadministratie ingewikkeld is. Voor grote bedrijven kunnen doelen als kwaliteitsverbetering en kostenreductie redenen zijn om de salarisverwerking geheel uit te besteden.

Vaak denkt men dat het uitbesteden van de salarisadministratie een hoge kostenpost met zich meebrengt. Steeds meer bedrijven zien het uitbesteden van hun salarisadministratie als onderdeel van de ondernemingsstrategie. Kwaliteit, efficiency en kostenbesparing staat daarbij centraal.

Het uitbesteden van uw salarisadministratie klinkt aantrekkelijk: u bent er geen tijd meer aan kwijt en kunt zich volledig richten op uw kerntaken. Aan de andere kant brengt het uitbesteden van de salarisadministratie ook een extra kostpost met zich mee. U schakelt tenslotte een externe partij in die voor de geleverde diensten betaald dient te worden.
U moet daarbij niet vergeten dat de dienstverlener meer doet dan alleen het berekenen van de salarissen, het verzenden van salarisstroken en jaaropgaven. Zij kunnen u helpen bij het doen van in- en uitdienstmeldingen aan de diverse instanties, ziekte- en herstelmeldingen, de afwikkeling van sociale wetgeving e.d.
Daarnaast kunt u profiteren van vakkennis wanneer zich ongebruikelijke situaties voordoen op het gebied van arbeidsrecht of uitkeringen zoals WW en WIA. De zorg voor voldoende gekwalificeerde salarismedewerkers wordt verlegd naar de externe partij. Daardoor bespaart u ook aan opleidingskosten om actuele kennis en vaardigheden op te doen. De kosten vallen mee wanneer u zich bedenkt hoeveel tijd en mogelijke fouten u zich bespaart.

De continuïteit van het salarisverwerkingsproces kan in gevaar worden gebracht bij zowel langdurig verlof (bijvoorbeeld zwangerschapsverlof) als bij een hoog ziekteverzuim. Er kan dan sprake zijn van onvoldoende capaciteit binnen de organisatie.

Wanneer de continuïteit van uw salarisadministratie in het geding komt, kan dat onrust binnen uw organisatie teweeg brengen. Salarissen dienen op tijd uitbetaald te worden en mag, onder normale omstandigheden, niet uitgesteld worden.
Om de continuïteit van het salarisverwerkingsproces te waarborgen, heeft u een aantal verschillende mogelijkheden. Zo kunt u ervoor kiezen om meerdere werknemers op de hoogte te stellen van uw eigen salarisadministratie. De benodigde opleidingen en trainingen zijn hierbij van belang. Daarnaast kunt u er voor kiezen om (tijdelijk) een salarisspecialist in te huren om de salarisadministratie bij u op kantoor te verzorgen. U kunt er ook voor kiezen om uw gehele salarisadministratie uit te besteden aan een externe partij. In dat geval heeft u het salarisverwerkingsproces geborgd. Zij zullen er voor zorgdragen dat u tijdig de salarissen kan uitbetalen.

Bij een inspectie van de salarisadministratie controleert de Belastingdienst altijd een aantal vaste punten. Het is van belang dat deze punten in uw administratie juist en volledig zijn.

Het laten controleren van uw salarisadministratie is niet verplicht. Wanneer u zelf de salarisadministratie voert, maar u bent er niet volledig zeker van dat u alles goed heeft gedaan, doet u er goed aan uw salarisadministratie jaarlijks te laten controleren. Door onvolledigheden in de salarisadministratie worden namelijk steeds vaker naheffingsaanslagen en boetes door de Belastingdienst opgelegd.
Wanneer u uw salarisadministratie uitbesteedt, kunt u er van uitgaan dat de externe partij uw salarisadministratie vakkundig, accuraat en optimaal uitvoert. Mocht u twijfels hebben over de uitvoering dan doet u er goed aan de salarisadministratie alsnog te laten controleren.

U heeft uw keuze gemaakt: u wilt uw salarisadministratie uitbesteden. Maar met zoveel verschillende aanbieders is het lastig kiezen. Weet waarop u moet letten.

Wanneer u uw gehele salarisadministratie wilt uitbesteden, kunt u het beste kiezen voor een accountantskantoor met een aparte, opzichzelfstaande salarisadministratie, dat uit een afdeling van gespecialiseerde deskundigen bestaat. In de afgelopen jaren is de materie en de regelgeving namelijk steeds complexer geworden.
Verder wilt u dat het kantoor u werk uit handen neemt, zodat u zich met uw kernwaarden bezig kunt houden. Zo kunt u sneller ingrijpen in bepaalde situaties en opkomende problemen snel de kop indrukken. Het persoonlijke contact met de externe partij is daarbij van groot belang.
Ook kennis van en werken met automatiseringsprocessen zijn van belang. Zo dienen er snel gegevens uit de personeelsadministratie voor handen te zijn die voor uw bedrijfsvoering van belang is. Ook het aanleveren van uw gegevens aan de accountant moet op een snelle en eenvoudige manier gebeuren, waarbij de vertrouwelijkheid van de gegevens van groot belang is.
U kunt er ook voor kiezen uw salarisadministratie uit te besteden aan een administratiekantoor. U betaalt vaak minder, echter verzorgt een administratiekantoor enkel het boeken van de lonen, terwijl u bij een accountantskantoor uw gehele administratie kunt uitbesteden.